Основное преимущество планирования работы заключается в том, что распределение времени является выигрышным вариантом для его использования. В практике управленческих работ принято считать, что тратя на подготовку рабочего дня 10 минут, можно сэкономить около двух часов времени для работы, а так же коэффициент полезного действия работы в таком случае возрастает.
Специалисты в управлении открыли следующую закономерность. На работу, в основном, тратится такое количество времени, которое имеется в распоряжении. Формулировка этого явления в классическом варианте изначально принадлежит С. Паркинсону, в честь которого ее и назвали. «Объем работы имеет свойство возрастать в той мере, в которой это необходимо, для того, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение» - гласит закон Паркинсона.
Без составленного плана, вы наврядли успеете выполнить всю работу
В данном случае, составление плана рабочего дня в письменном виде является приоритетным действием. Во время планирования дня помните о важном правиле 60:40. Вашим планом должно быть занято не более чем 60% времени, в то время как оставшиеся 40% следует оставить в качестве резерва на случай внезапных дел. Удобнее всего записывать эти задачи в специальные ежедневники.
За первые 20% времени, расходуемые при работе, в большинстве случаев, достигается 80% результата. Следующие же 80% времени, расходуемого на работу, приносят только 20% от общего результата. Если вести речь о дневном цикле, то из-за того, что для большей массы людей утреннее время - это самое продуктивное время, не нужно браться сначала за выполнение легких и требующих минимальных затрат времени дел. В первую очередь, следует выполнять «жизненно важные» проблемы, а лишь затем, многочисленные «второстепенные».
АВБ анализ справится с распределением всех дел
Смысл АБВ-анализа состоит в распределении всех дел на классы, исходя из того, что относительная важность задач, в понимании вклада в итоговый результат, не сходится с их относительным количеством:
- Самые важные задачи (категории А) занимают около 15% от общего количества дел и задач, хотя значимость этих работ, в понимании вклада в конечный результат, составляет около 65%.
- На задачи средней важности (категория Б) уходит, в среднем, 20% от общего числа дел и около 20% значимости.
- Наконец, на маловажные, несущественные задачи, соответствующим образом, 65% и 15%.
Принцип Эйзенхауэра является очень удобным вспомогательным средством для принятия решений по различным задачам. Исходя из этого принципа, задачу нужно решать по параметрам «важность» — «срочность». Следует отнести ее к одному из них и принять по ней решение, в соответствии с данными параметрами.
